Etika Mengirim Pesan Email untuk Bisnis

Google Images
Alamat email untuk bisnis adalah bagian dari profesionalitas layanan informasi dan komunikasi dari sebuah perusahaan. Namun alamat email saja tidak cukup, jika pesan yang dikirimkan lewat email ternyata tidak memberikan cermin dari profesionalitas di dalam berkomunikasi. Untuk itu, saat berkorespondensi dengan menggunakan email atau surat elektronik, perhatikan hal-hal berikut ini :

- Awali surel dengan salam pembuka dan gunakan salam yang sesuai dengan bahasa yang digunakan. Jika bahasa email menggunakan bahasa Indonesia, bisa memakai kata ‘yang terhormat’, Bapak, Ibu, atau Saudara/saudari, dan jika isi email menggunakan bahasa Inggris bisa memakai sapaan Dear, Mr., Mrs. atau Miss. Sangat disarankan untuk mencantumkan posisi atau jabatan dari penerima surel, dan jika ditujukan kepada banyak orang, langsung sebutkan nama perusahaan.

- Apapun isi surel yang dikirimkan, jangan pernah menggunakan kalimat yang kasar, kata-kata yang berbau porno, lelucon, sarkasme, merendahkan, atau  hal-hal lain yang dapat menyinggung orang lain. Meskipun isi surel berupa teguran atau peringatan, jangan melibatkan emosi saat menuliskannya, tapi ungkapkanlah dengan fakta. Satu hal yang perlu diingat, email dapat dengan mudah diteruskan kepada pihak lain, dan email tersebut juga bisa dicetak sehingga dapat dijadikan sebagai bukti tertulis.

- Jangan pernah menggunakan emoticon saat berkorespondensi dengan menggunakan mail address service, sekalipun dengan maksud untuk menegaskan pernyataan yang ditulis. 

- Sampaikan pesan dengan singkat, padat, dan efisien. Lakukan proofread atau membaca ulang isi pesan sebelum dikirim. Jika ada ejaan yang salah atau susunan kalimat yang kurang benar, lakukan pembenahan agar alur dari pesan yang disampaikan enak dibaca dan mudah dimengerti.

- Beri jarak satu baris sebelum menutup isi surel, dan tutuplah dengan salam hormat atau dalam bahasa Inggris biasa ditulis Best Regards. Setelah itu cantumkan identitas pengirim dengan menuliskan nama lengkap, jabatan, nama dan alamat perusahaan, termasuk nomor telepon perusahaan dan alamat email alternatif.

Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Etika Mengirim Pesan Email untuk Bisnis"

Posting Komentar